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Reuniones: una oportunidad para encuentros de calidad

A lo largo de nuestro día a día nos reunimos infinidad de veces, ya sea con amigos, familia, reuniones de trabajo… En función del para qué y del cómo sean nuestras reuniones guardamos una sensación u otra bien distintas.

Pero, ¿qué hace que unas reuniones nos apetezcan más que otras? ¿Qué elementos tienen esas reuniones que sentimos más satisfactorias? Si nos paramos a pensar en ello con cierto detenimiento seguramente encontremos una respuesta común que tiene que ver con tres aspectos:

  • La eficiencia: sentir que la reunión ha servido para algo, que hemos cumplido el objetivo que nos llevó a reunirnos y que no hemos perdido el tiempo.
  • La inclusión: sentir que he formado parte de la reunión, que he sido tenida en cuenta y que ha habido intención de escuchar mi aportación u opinión respecto al tema a tratar, así como sentir que se acogen y se da cabida a todas las voces sobre el tema sin dejar de lado aquellas que nos cuesta más acoger.
  • La participación: sentir que todas las personas han tenido espacio para aportar, para ser escuchadas, también una misma, y que por tanto, el debate, la generación de ideas o simplemente el saber cómo estamos respecto ha algo ha supuesto un buen ejercicio para el grupo, y una oportunidad enriquecedora para todos y el objetivo de la reunión.

 

Sin embargo, y si nos centramos en los espacios de trabajo, esto no siempre suele suceder. No solemos encontrar muchas personas que puedan afirmar que sus reuniones son eficientes, participativas e inclusivas.

¿Por qué? Pues en primer lugar porque solemos celebrar reuniones con falta de claridad sobre el para qué la celebramos. Esto hace que perdamos el foco, nos vayamos por las ramas, mezclemos cosas o no nos podamos preparar con antelación. Por otro lado también nos faltan herramientas para la celebración de reuniones efectivas, de procesos de indagación o de toma de decisiones que nos faciliten los procesos y nos hagan ser más eficientes y cuidadosos también con las personas. Y para terminar con las cuestiones que tienen que ver con lo estructural, no solemos contar con la figura o el rol de facilitación, es decir, una persona que asume la función de hacer que se cumplen los tiempos, que se sigue la agenda o ruta acordada, que hay espacio para participar, que todas las voces son acogidas, que se conforma un espacio seguro, etc.

 

Si nos ceñimos a cuestiones que tienen que ver más con el lado personal de quiénes participamos en la reunión, incluiría dos cuestiones:

  • La primera es que somos poco conscientes de cómo y desde dónde participamos en nuestras reuniones. Esto hace que ocupemos roles que no facilitan el alcance de los objetivos o propósitos de la reunión, que hagamos aportaciones que restan más que suman, que boicoteemos o bloqueemos el avance en los temas; que no demos espacio para otras voces o que convirtamos la reunión en un espacio carente de confianza y por tanto de seguridad para otras personas.
  • La segunda tiene que ver con la capacidad de motivar a las personas en una reunión. Afirmaban J. Brown y D. Isaac en su obre «El Arte de las Preguntas Poderosas» (2003) que «nadie hace preguntas comprometedoras que despierten el interés o curiosidad de los participantes». Esto implica que la gente, a falta de una cuestión que invite a explorar fuera de los límites convencionales se desconecte del tema que se está tratando, o bien porque se limita su respuesta a una sí o no, o bien porque no se permite el espacio suficiente para explorar el tema o no sienten incluida su voz.

El próximo martes 26, de 16.00 a 20.00 tendrá lugar una nueva píldora formativa sobre «REUNIONES EFECTIVAS: decisiones que generan contenidos» a la que todavía te puedes apuntar si quieres ahondar en el tema y mejorar tus reuniones de trabajo.

 

>>>Más información sobre cómo apuntarte aquí: INFORMACIÓN E INSCRIPCIONES  

 

Al margen de estas cuestiones que lanzo a modo de reflexión propia más que de afirmación diagnóstica, exploraremos otros temas como tipos de reuniones según su alcance y objetivo, dificultades en la toma de decisiones, o elementos básicos para tener reuniones efectivas (también online), todo de forma participativa y partiendo de nuestras propias experiencias.

¡Anímate y pongamos fin a reuniones tensas, aburridas e inefectivas!

 

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