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Procesos y estructuras invisibles en equipos y organizaciones

Procesos formales e informales

A la hora de desarrollar procesos efectivos hay que tener en cuenta que las personas de una organización no dedican su tiempo solamente a realizar aquello que es necesario para conseguir resultados y objetivos. También buscan relacionarse con otras personas con el fin, no siempre explícito o consciente, de satisfacer importantes necesidades personales (pertenencia, afecto, reconocimiento, etc.), a la vez que tratan de comprender y dar sentido a lo que hacen. Esta doble actividad de las personas lleva a distinguir dos tipos de procesos: formales e informales.

Los procesos formales son aquellos relacionados con la necesaria coordinación entre personas, recursos y tareas para la consecución de resultados deseados. Dan lugar a estructuras formales que se reflejan en documentos oficiales de la organización, en organigramas, protocolos y presupuestos que describen sus políticas y estrategias.

Los procesos informales son, sobre todo, conversaciones diversas, fluidas y cambiantes, en las que las personas intercambian información (en gran parte inconsciente) y energía (en gran parte emocional). De estos intercambios emergen diferentes tipos de estructuras, entre las que destacan las redes de atracción y comunicación, la estructura de roles, la jerarquía de estatus y numerosos elementos de la cultura organizacional (valores, normas, creencias, etc.). 

 

Influencia de la estructura emergente

Los procesos y estructuras informales tienen una gran influencia en los procesos formales, de tal manera que resulta prácticamente imposible diseñar y ejecutar procesos formales efectivos si no se tiene en cuenta este hecho. Esta influencia puede ser positiva o negativa. El sistema formal (procesos y estructuras) se beneficia del sistema informal cuando deja espacio a las conversaciones informales y acoge con atención e interés el feedback y el conocimiento que generan, se abre al surgimiento de nuevos líderes y sabe hacer uso de sus capacidades como agentes de cambio, reconoce y fomenta aquellas prácticas informales que ayudan a mejorar los procesos formales, a generar conocimiento colectivo y a empoderar a las personas, etc.

Por el contrario, el sistema formal se ve perjudicado cuando no presta atención a las relaciones que mantienen las personas entre sí, a los temas que dividen o polarizan los equipos, a los abusos de poder que cometen personas con un estatus del que no son conscientes, a la existencia de normas culturales contrarias al propósito organizacional, etc.

Desde el sistema formal se suelen diseñar acciones para minimizar el impacto de la estructura informal, influyendo en las personas, en sus patrones relacionales y en la cultura grupal. La efectividad de estas acciones, sin embargo, suele ser limitada, especialmente cuando provienen de una parte del sistema (dirección) y se tratan de imponer al resto de la organización.

Dichas acciones son más efectivas cuando surgen de procesos participativos en los que se involucran personas de todos los lugares y niveles del sistema.

 

Invisibilidad de las estructuras emergentes

Las estructuras informales emergen de interacciones en las que los miembros de un equipo u organización intercambian información y energía, pero es necesario añadir que las personas que participan en ellos apenas son conscientes de lo que ocurre en tales intercambios. La mayor parte de la información y energía intercambiadas se procesa inconscientemente, escapa a su atención. No es de extrañar, por tanto, que las redes y estructuras informales que emergen tampoco sean visibles. Las personas desconocen en general la existencia de tales estructuras y cómo les afectan en su comportamiento y creencias.

La invisibilidad de las estructuras informales, y la resistencia de algunas personas a cambiar sus creencias, comportamientos y actitudes por temor a perder su identidad, es todo un desafío para la autogestión de los equipos. Si los miembros de un equipo no son conscientes de qué manera están siendo afectados por dichas estructuras, les va a resultar difícil comprender sus dificultades para abordar adecuadamente procesos formales aparentemente sencillos como compartir información, resolver problemas, planificar el trabajo o tomar decisiones colectivas.

En una estructura jerárquica el impacto del sistema informal puede verse aminorado por la capacidad de liderazgo y el saber hacer de quien coordina o dirige, pero en una estructura más horizontal y participativa es inevitable que normas, roles y diferencias de estatus (todos ellos elementos emergentes invisibles para los miembros del equipo) actúen en el nivel secundario del grupo afectando seriamente su capacidad para realizar el trabajo. 

 

Para saber más, te invitamos a nuestra píldora formativa sobre…

Procesos y estructuras emergentes en Organizaciones Vivas
  • Aprende a reconocer los procesos informales en tu equipo u organización. 
  • Abrete a la incertidumbre y aprende a sacar partido a lo emergente.

En todo equipo u organización existe una estructura formal orientada a conseguir un propósito y una estructura informal (emergente) que, si no se conoce, puede afectar negativamente la efectividad de la primera. En esta píldora te explicamos los elementos que componen la estructura informal y trabajamos en detalle la estructura de roles.

Objetivos

  • Conocer las organizaciones humanas como sistemas vivos, con procesos formales (diseñados) e informales (emergentes) que afectan a su efectividad.
  • Conocer las principales estructurales informales y aprender a trabajar con ellas para mejorar la efectividad de un equipo u organización.

Contenidos

  • Organizaciones como Sistemas vivos
  • Procesos en Sistemas complejos
  • Procesos formales e informales en sistemas humanos
  • Atracción, roles y estatus, tres estructuras emergentes

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